Alle binnenkomende post gericht aan de Stad die men nu nog op papier verdeelt, zal voortaan ingescand en binnenkort – behoudens de wettelijke uitzonderingen – nog enkel digitaal verdeeld.
Hierbij krijgen de zgn. interne postmeesters richtlijnen over welke brieven mogen geopend en gescand.(Iedere partij van tripartite-coalitie heeft zo een postmeester in de kabinetten.)

* Briefwisseling met de vermelding “vertrouwelijk” op de enveloppe wordt niet opengemaakt en niet gescand.
* Briefwisseling die “functiegericht” is (aan de burgemeester, aan de schepen van…) wordt opengedaan en ingescand.
* Briefwisseling afkomstig van een officiële zender (bijv. van de provincie, van de regering) wordt opengedan en ingescand.
Maar nu komt het:
Briefwisseling die persoonsgericht is (al dan niet met de functie erbij) afkomstig van een burger kan niet opengedaan en niet ingescand.

Betekent deze laatste regelgeving dat een schepen of burgemeester voor zijn collega’s of de administratie kan verzwijgen wat voor bericht hij/zij heeft ontvangen? En ook kan verzwijgen wat hij/zij al of niet heeft geantwoord?
In elk geval is het zo dat een gemeentebestuur een lijst moet bijhouden van binnenkomende EN uitgaande post.
Opvallend is dus nog dat deze nieuwe regelgeving het helemaal niet heeft over wat moet gebeuren met de uitgaande post. Ook in het geheel niet heeft over emailverkeer.

P.S.
Vele raadsleden weten dit wellicht niet: zij kunnen de lijst van in- en uitgaande post opvragen.
In Nederlandse gemeenten is het zelfs zo dat bij het begin van een raadszitting spontaan wordt medegedeeld welke relevante post is binnen gekomen en wat er is mee gedaan.