Om de stad telefonisch te bereiken kan de burger gebruik maken van het (gratis) meldpunt 1777 of van het algemeen nummer 056/27.70.00. Dat oude nummer blijft bestaan al was het maar om oproepen vanuit het buitenland mogelijk te maken. Toch blijkt uit het jaarverslag 2013 dat er nog 37 procent bellen naar het algemeen nummer en blijkbaar nog niet echt op de hoogte zijn het bestaan van het meldpunt 1777. Men wil daar iets aan doen door in het voorjaar 2014 een promotiecampagne te voeren voor het meldpunt.

Piekmomenten bij het meldpunt
– Dagelijks: tussen 9 en 10 uur.
– Wekelijks: maandag-, woensdag- en vrijdagochtend.
– Jaarlijks: bij de eerste winterpiek, groeiseizoen van de planten, verkiezingen en net voor vakantieperiodes.

Efficiëntie
De verhouding tussen het aantal beantwoorde en aangeboden oproepen bedroeg in 2013 84,2 procent. Men wil dat optrekken naar 90 procent.
En groot aantal “onbeantwoorde” oproepen komen van bellers tijdens de sluitingsuren. Of van bellers die inhaken omdat de wachttijd hen te lang lijkt. Er zijn ook burgers die bellen naar het nummer van een stadsmedewerker. Als die persoon afwezig is wordt de oproep omgeleid naar het meldpunt.

Telefonische bereikbaarheid
Die wordt hoger.
– Men zal er in de toekomst voor zorgen dat er tijdens bepaalde uren altijd een stadsmedewerker van ieder team aanwezig is.
– Iedere oproep wordt geregistreerd en de betrokken (afwezige) medewerker krijgt het verzoek om de beller terug te bellen.
– Het meldpunt krijgt een ‘voice mail’ tijdens de sluitingsuren.

Communicatie
Wordt beter.
– Men krijgt een ontvangstbevestiging van de oproep.
– Men geeft zo nodig aan hoelang de behandeling van de melding zou kunnen duren.
– Tussentijdse communicatie over de behandeling van de melding wordt mogelijk.
– Men krijgt een bericht van afmelding.