Wat is een bestuursdocument?
Het moet niet noodzakelijk een papier zijn. Andere dragers van informatie zijn mogelijk: elektronische (e-mails, cd-roms), geluidsdocumenten, of visuele drager (film, foto, dvd).
Alle documenten in het bezit van een overheidsinstantie zijn opvraagbaar, dus niet enkel de documenten die tot een eindbeslissing hebben geleid. Het moet zelfs niet gaan om eigen documenten die de overheid heeft geproduceerd. Ook documenten van derden in het bezit van de overheid komen in aanmerking.
Het moet wel gaan om bestaande documenten. Een aanvrager kan een instantie bijvoorbeeld niet vragen om gegevens te verzamelen uit dossiers om daaruit een nieuw document op te maken.
Verzoek om openbaarmaking
Kan per e-mail, fax of brief gebeuren. Wel altijd naam en postadres opgeven. Men kan zich ook persoonlijk aanbieden, waarbij dan zal ,gevraagd worden om een aanvraagformulier in te vullen. Bij telefonische aanvraag zal men u verzoeken om het schriftelijk te doen.
Bij de aanvraag vermelden of u enkel inzage wil, of uitleg, of een afschrift.
Inzage of uitleg krijgen is altijd gratis. Een afschrift in principe ook, maar men kan een redelijk kostprijs vragen.
Moet men een belang kunnen aantonen?
Neen.
Maar wél als de aanvraag slaat op informatie van persoonlijk aard. Bijv. een beoordelingsdossier van een ambtenaar.
Wanneer krijgt u antwoord?
Twintig kalenderdagen nadat uw aanvraag is ingeschreven in een register. Soms tot 40 dagen verlengd als er veel opzoekingswerk mee gemoeid is of als men tijd nodig heeft om te onderzoeken of er geen uitzonderingsgronden van tel zijn. (Een verzoek kan afgewezen worden.)
En wie neemt de beslissing?
De hoogst geplaatste ambtenaar of persoon, of een bevoegd leidinggevend personeelslid. Voor de lokale overheden: zie art. II.29 van het bestuursdecreet. Voor de gemeenten is dit de algemeen directeur (vroeger secretaris genoemd) en voor de provincie de griffier.
Beroep is mogelijk
Uw aanvraag kan geweigerd worden of slechts gedeeltelijk ingewilligd.
De overheid moet vermelden bij wie of waar beroep mogelijk is en dat beroep moet binnen de 30 dagen gebeuren.